يلعب المساعد الإداري دورًا محوريًا في ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بكفاءة وسلاسة. ويتولى هذا الدور مسؤولية إدارة أعمال مكتب الاستقبال، وتنسيق المهام الإدارية، ودعم الفرق الداخلية، والحفاظ على بيئة عمل منظمة ومرحبة.

كما يشرف على الجوانب اللوجستية للمكتب، وإدارة استقبال الزوار، والتنسيق مع مرافق الشركة، والإشراف على الخدمات الداخلية، بما يضمن توفير بيئة عمل احترافية ومنظمة لكل من الموظفين والزوار. ويعمل المساعد الإداري بالتعاون الوثيق مع مختلف الإدارات لتلبية الاحتياجات التشغيلية والمساهمة في تعزيز ثقافة عمل إيجابية ومنتجة.

• استقبال جميع الزوار والترحيب بهم بأسلوب ودود واحترافي يعكس ثقافة الشركة وقيمها.
• الإشراف على فريق الضيافة والتأكد من الجاهزية اليومية من حيث توفر الكوادر والمستلزمات اللازمة.
• متابعة فريق النظافة، وضمان توفر مواد التنظيف، وإجراء جولات تفقدية دورية للتحقق من الالتزام بمعايير النظافة.
• إعداد وتحديث إجراءات النظافة الخاصة بالشركة، بما يشمل توثيق جميع العمليات والجداول الزمنية لضمان سهولة المتابعة والتنفيذ.
• تنسيق الجداول اليومية لسائقي الشركة بما يضمن الكفاءة والالتزام بالمواعيد.
• إدارة مستلزمات الشركة والقرطاسية، والتنسيق مع مزودي الخدمات لإجراء صيانة المعدات عند الحاجة.
• استلام وإرسال البريد والمراسلات الواردة والصادرة.
• إدارة نظام الحجز الإلكتروني لقاعات الاجتماعات، وضمان عدم وجود تعارض في المواعيد.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات والأنشطة الداخلية الصغيرة، مثل وجبات الفريق أو الاحتفالات.
• تنظيم الجوانب اللوجستية للاجتماعات الأسبوعية، والتأكد من جاهزية جميع الترتيبات والمواد المطلوبة.
• مراجعة وتحديث إجراءات الاستقبال بشكل دوري، واقتراح تحسينات مستمرة لرفع كفاءة العمل.

• حاصل على شهادة جامعية أو دبلوم من معهد معتمد.
• إلمام جيد ببرامج Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.
• مهارات تواصل ممتازة وقدرة عالية على التعامل مع الآخرين، مع إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابةً.

مظهر مهني وشخصية ودودة تتمحور حول تقديم خدمة متميزة.

مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على التعامل بكفاءة مع مهام متعددة في الوقت نفسه.

اهتمام عالٍ بالتفاصيل، مع امتلاك عقلية استباقية في حل المشكلات.

القدرة على إدخال البيانات الأساسية وإعداد التقارير البسيطة.

القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بأعلى درجات السرية والاحترافية والحفاظ على خصوصيتها.